Tips Berguna

Seni mengatur file dan direktori

Pin
Send
Share
Send
Send


Jika Anda secara berkala meninjau semua folder di komputer Anda untuk menemukan file tertentu, maka Anda harus memikirkan cara membuat sistem penyimpanan file Anda sendiri dan mengatur ruang kerja Anda sekali dan untuk semua.

Diperlukan lebih dari satu jam untuk mengatur file dan folder secara manual, tetapi di masa mendatang kali ini akan terbayar, karena Anda akan tahu persis di mana dokumen tertentu berada, dan ini pasti akan mempengaruhi efisiensi pekerjaan Anda.

Sebelum Anda mulai, Anda harus mengambil selembar kertas dan menggambar sistem di masa depan untuk mengatur folder dan file di dalamnya.

Sistem folder dan file organisasi

Tentukan drive mana yang akan Anda simpan informasinya, apakah akan digandakan dan di mana dan bagaimana mengarsipkannya. Itu semua tergantung pada berapa banyak drive logis yang Anda miliki dan penyimpanan cloud apa yang Anda gunakan.

Buat struktur hierarkis. Pikirkan nama-nama Anda folder utama: rumah, kantor, pribadi, musik, video, gambar, foto, permainan (harus ada jumlah minimum). Selanjutnya, Anda harus memutuskan nama subfolder. Mereka juga tidak boleh banyak - tidak lebih dari dua puluh.

Misalnya, folder utama "Rumah" dapat meliputi: keuangan, pendidikan, perjalanan, kesehatan. Musik, video, dan buku yang diurutkan berdasarkan genre, gambar - berdasarkan tema: alam, hewan. Foto harus disimpan secara terpisah dari gambar.

Membersihkan komputer Anda dari file yang tidak perlu

Jelajahi file-file Anda dan hapus file-file yang belum Anda periksa lebih dari setahun. Jika Anda tidak ingin menghapus, arsipkan. Ganti nama dokumen penting, grup atau sebaliknya, pisahkan file dengan konten.

Transfer semua dokumen dan folder yang dibuat di desktop (jika ada) ke hard drive. Di desktop, Anda disarankan hanya membuat pintasan ke dokumen dan program.

Anda juga dapat menggunakan program CCleaner yang populer untuk membersihkan komputer Anda.

Akses semua folder Anda dengan mudah.

Menggunakan pohon Explorer: cukup seret dan taruh ke folder "Favorit" yang sering Anda gunakan. Untuk akses cepat, folder ini dapat dihubungkan ke bilah tugas: klik kanan di atasnya ⇨ Panel ⇨ Buat bilah alat.

Jika Anda merasa nyaman, gunakan manajer file.

Buat pintasan desktop.

Pintasan juga dapat dibuat di folder - misalnya, tautan ke folder lain yang terkait dengannya untuk perpindahan cepat di antaranya. Misalnya, di folder "Musik" saya, yang terletak di drive C: ada jalan pintas ke musik yang saya simpan di drive Yandex.

Pada Windows 8 dan 8.1, dimungkinkan untuk menempatkan pintasan ke folder mana saja di menu mulai ubin: klik kanan pada ikon file atau folder dan pilih - “Kunci layar awal”.

Saat Anda membuat sistem dan mengorganisasikan file dan folder, membersihkan sampah, ikuti aturan sederhana yang akan membantu mempertahankan pesanan baru.

Aturan untuk menyimpan file dan folder

Aturan utamanya adalah bahwa nama setiap folder dan file harus sesuai dengan konten sebanyak mungkin.
Bekerja dengan file dan folder "di pintu masuk": lebih baik menghabiskan waktu dan segera menghasilkan nama yang memadai daripada meninjau banyak dokumen, mencoba memahami apa dan di mana.

Untuk catatan dan catatan, gunakan file teks. Masukkan dalam setiap dokumen teks folder (.txt) dengan nama "Baca", di mana secara singkat menggambarkan struktur folder, semua yang Anda anggap perlu: file mana yang digandakan, versi dokumen mana yang lebih baru atau satu dokumen berbeda dari yang lain.

Buka folder "Archive" dan buang file yang sudah tidak relevan di sana. Jangan lupa tentang struktur arsip: agar tidak mengacaukan folder ini dan dengan cepat menemukan dokumen yang Anda butuhkan, buat folder di dalamnya dengan nama yang menduplikasi yang utama: rumah, kantor, foto, dll.

Ganti nama file yang diunduh, seperti program, baik segera atau lagi buat file "Baca" di folder dan jelaskan secara singkat jenis programnya. Saya yakin ini adalah masalah bagi banyak orang - saya mengunduh program dan lupa apa itu dan mengapa itu diperlukan sama sekali.

Jangan menyimpan gado-gado pada topik yang berbeda dalam satu file, lebih baik memecahnya menjadi dokumen teks dengan nama yang sesuai, jika tidak ada waktu untuk menghadapinya.

Anda dapat mengatur konten file teks besar dengan membuat daftar isi di dalamnya. Dengan demikian, untuk mengetahui konten file, Anda hanya perlu memindahkan kursor ke shortcut file dan halaman pertama dengan daftar isi akan muncul di preview.

Gunakan hyperlink dalam file Anda ke dokumen lain pada topik yang sama agar tidak membuang waktu mencari melalui Explorer atau folder manager.

Jika file berisi artikel atau kutipan dari artikel Internet, tautan harus disediakan agar Anda dapat kembali ke aslinya jika perlu.

Di setiap folder, Anda dapat membuat dokumen khusus tempat tautan dari Internet tentang topik tersebut akan ditempatkan, agar tidak terlihat di bookmark browser.

Untuk file kerja yang sering diedit dan memiliki lebih dari satu versi, ada baiknya membuat folder terpisah dengan file txt, di mana riwayatnya akan dijelaskan secara singkat. Dan alih-alih nama, cantumkan nomor proyek dan tanggal penerimaan pesanan.

Misalnya, PR8_10-03-14 dapat berarti "proyek nomor delapan dari tanggal 10 Maret."

Tinjau semua file sebulan sekali dan singkirkan yang tidak perlu: hapus atau kirim ke arsip. File lama yang tidak digunakan mengalihkan perhatian dan mengganggu operasi yang efisien.

Dan jangan lupa untuk menduplikasi file yang paling penting untuk Anda.

Saya harap tips ini membantu Anda mengatur file dan folder Anda, yang pada gilirannya akan meningkatkan produktivitas pekerjaan Anda.

Tanda-tanda "kekacauan" di komputer

Jika Anda memiliki kekacauan di komputer Anda, kemungkinan besar Anda sendiri mengetahuinya. Tetapi, jika tidak, berikut adalah daftar tanda-tanda paling mengerikan:

  • Ada lebih dari 40 ikon di "Desktop"
  • My Documents memiliki lebih dari 300 file dan 60 direktori, termasuk musik dan foto
  • Saat Anda perlu menemukan file, Anda menggunakan pencarian Windows bawaan
  • Sulit bagi Anda untuk menemukan program yang Anda butuhkan di menu mulai yang telah berkembang menjadi aib
  • Anda menyimpan semua dokumen Word di satu direktori, tabel Excel di direktori lain, dll.
  • File yang Anda cari dapat ditemukan di salah satu dari empat folder berbeda.

Sebelum melanjutkan, mari kita perjelas beberapa poin lagi:

  • Diasumsikan bahwa Anda memiliki gagasan tentang file dan direktori apa, dan juga tahu cara membuat, mengganti nama, menyalin, dan menghapusnya.
  • Prinsip-prinsip yang diuraikan dalam artikel ini dapat diterapkan saat bekerja dengan sistem operasi komputer apa pun. Namun, contoh-contoh paling sering didasarkan pada Windows. Kami juga akan menyebutkan beberapa fitur khusus Windows yang berguna dalam proses organisasi.
  • Setiap orang memiliki cara favorit mereka sendiri untuk mengatur file, tetapi, pada kenyataannya, tidak ada yang sempurna. Meskipun saat menulis artikel ini saya mencoba untuk berpegang pada sudut pandang yang paling umum dan objektif, teknik yang dijelaskan di dalamnya hanyalah salah satu opsi yang mungkin. Mungkin sesuatu akan bekerja untuk Anda juga, tetapi Anda tidak boleh menganggap kata-kata saya sebagai kebenaran tertinggi.

Mengapa bahkan mengatur informasi?

Bagi sebagian orang, jawabannya tampak jelas. Namun, di era aplikasi pencarian desktop yang kuat (misalnya, fitur yang dibangun ke dalam Windows 7, atau program seperti Google Desktop Search), Anda harus mendengar pertanyaan seperti itu dari waktu ke waktu, jadi kami akan memberikan jawabannya.
Saya punya teman yang menempatkan setiap file yang diunduh atau dibuat olehnya ke dalam folder "My Documents", sama sekali tidak peduli dengan struktur yang lebih dalam. Dia bergantung pada bantuan layanan yang dibangun ke dalam sistem operasi Windows untuk menemukan informasi. Dan, Anda tahu, dia selalu menemukan apa yang dia cari! Dia adalah guru pencarian. Baginya, menata file di folder yang berbeda adalah buang-buang waktu.
Jelas bahwa model perilaku semacam itu menarik. Mengapa repot-repot mengatur informasi pada hard drive Anda jika ada program pencarian yang kuat? Sebenarnya, jika yang perlu Anda lakukan hanyalah mencari dan membuka file satu per satu (untuk mendengarkan, mengedit, membaca), maka tidak ada alasan untuk menghabiskan waktu sedetik pun untuk mengatur data. Tetapi pertimbangkan tugas-tugas umum berikut yang tidak dapat dilakukan dengan aplikasi pencarian desktop:

  • Pencarian file manual. Seringkali penggunaan program pencarian tidak dapat dibenarkan karena ketidaknyamanan atau kelambatan, dan kadang-kadang tidak mungkin untuk menemukan sesuatu dengan bantuan mereka. Kadang-kadang, menavigasi ke file di direktori terkenal hanya lebih cepat daripada berurusan dengan ratusan atau ribuan hasil pencarian.
  • Cari grup file serupa (semua "bekerja" dokumen, semua foto yang diambil selama perjalanan ke Eropa pada 2008, semua klip, semua lagu dari album tertentu). Hanya pendekatan yang tepat untuk penamaan file yang akan memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan Anda dalam situasi seperti itu. Dalam beberapa kasus, tanggal pembuatan file itu penting, dalam format lain, dan di lain tujuan. Pikirkan tentang cara memberi nama sekelompok file sehingga mudah menonjol di antara yang lain berdasarkan kriteria yang disebutkan?
  • Transfer file ke komputer baru. Waktunya telah tiba untuk meningkatkan. Bagaimana cara menyalin semua data penting dengan cepat? Atau Anda memiliki komputer kedua - satu untuk rumah, yang lain untuk bekerja. Bagaimana cara memilih hanya file yang terkait dengan pekerjaan?
  • Sinkronisasi file antar komputer. Jika Anda memiliki beberapa komputer, dan Anda perlu mirror beberapa data pada masing-masing, Anda perlu menentukan file mana yang akan disinkronkan dan yang tidak. Anda tidak akan menyalin semuanya?
  • Pilih file untuk cadangan. Sekali lagi, jika Anda tidak ingin menghabiskan terlalu banyak waktu pada cadangan, Anda harus mengalokasikan beberapa set data penting, yang akan sangat bermasalah.

Pada akhirnya, mungkin Anda hanya menyukai organisasi, kebersihan, ketertiban, dan kemudian tidak ada alasan tambahan yang diperlukan,)

Kiat untuk mengatur file dan direktori

Jadi, berikut adalah 40 tips untuk mengatur sistem file. Dengan bantuan mereka, Anda dapat merapikan direktori dan file, atau, jika sudah beres, mengatur lebih banyak lagi,)
Kiat # 1. Berhati-hatilah saat memilih sistem organisasi.
Sebagian besar orang masih belum terorganisir karena proses membawa sesuatu secara berurutan membutuhkan waktu. Dan hal pertama yang membutuhkan waktu adalah definisi sistem organisasi. Ini adalah masalah pilihan pribadi, jadi tidak ada paman yang baik hati di situs ini yang dapat memilihnya untuk Anda. Kami tidak dapat memberi Anda petunjuk yang jelas, tetapi kami dapat menawarkan Anda sesuatu:





  • Anda dapat mulai dengan sistem berdasarkan pembatasan file oleh pengguna komputer (yaitu, "File Saya", "File Istri", "File Putra"). Di dalam "File Saya" Anda dapat membuat folder "Pribadi" dan "Bekerja". Doubles dapat muncul: misalnya, lagu atau foto yang sama. Oleh karena itu, Anda mungkin ingin membuat direktori Keluarga untuk file bersama.
  • Anda dapat memilih "sumber" file, atau, dengan kata lain, penciptanya sebagai tingkat atas hierarki. Anda akan memiliki folder "File yang dibuat oleh saya", "File yang dibuat oleh teman dan kerabat", "Semua file lain" (mp3, film, distribusi program, gambar, dll.)
  • Setiap direktori dapat menjadi dasar untuk sub-organisasi yang lebih dalam. Misalnya, di folder "Musik" akan ada koleksi yang diurutkan berdasarkan nama pemain, di folder "Foto" - koleksi gambar yang dipesan berdasarkan tanggal.
  • Kenaikan lain mungkin didasarkan pada "kepentingan saat ini". File yang belum Anda biasakan berada di direktori yang sama. Sudah dilihat, tetapi belum "diterima untuk bekerja" - di tempat lain. Proyek aktif yang sedang berjalan ada di ketiga. Dan semua file lainnya - di file keempat (di dalamnya, tentu saja, Anda harus membuat subsistem organisasi lain)

Pikirkan baik-baik tentang opsi yang diusulkan - mengubah pendekatan, jika ternyata bangkrut, akan sangat sulit. Sebelum menerapkan sistem apa pun, pelajari file Anda dengan hati-hati dan pastikan semuanya sesuai dengan rutinitas baru.
Kiat # 2. Setelah memutuskan sistem, jelas mematuhinya
Tidak ada yang lebih berarti daripada, menghabiskan waktu berjam-jam menata semua file di rak, menyimpan dokumen yang baru diunduh ke "Desktop". Disiplin harus selalu dijaga: setelah menerima file baru, luangkan beberapa detik ekstra dan letakkan di tempat yang tepat. Kalau tidak, dalam satu atau dua bulan Anda akan menemukan diri Anda dalam situasi yang bahkan lebih buruk daripada Anda - setengah dari file diorganisasikan, dan yang lainnya berantakan, dan Anda tidak akan dapat menemukan kekacauan ini.
Kiat # 3. Pilih direktori root dari struktur dengan hati-hati
Jangan pernah menempatkan root sistem dalam folder seperti "My Documents". Dengan melakukannya, Anda membiarkan pengembang sistem operasi memutuskan struktur direktori mana yang terbaik untuk Anda. Setiap pengembang memiliki pendapatnya sendiri tentang ini: di Windows XP, file Anda akan berada di C: Documents and Settings \% username% Dokumen saya, dan pada OS mirip UNIX, kemungkinan besar di / home /% username %
Selain itu, direktori "standar" cenderung cepat terisi dengan sampah yang tidak berguna bagi Anda. Hampir setiap program menganggapnya kewajiban untuk membuat katalog sendiri di "Dokumen Saya". Folder ini biasanya tidak sesuai dengan bagan organisasi yang dipikirkan dengan matang, jadi sebaiknya berhenti menggunakannya. Abaikan saja "Dokumen Saya": biarkan diri Anda penuh dengan apa pun. Kedengarannya seperti bid'ah, tetapi Anda harus benar-benar melupakan "Dokumen Saya"! Hapus semua pintasan dan ikonnya, ganti dengan tautan ke folder yang Anda buat dan penting bagi Anda.
Bangun sistem organisasi Anda dari awal! Mungkin tempat terbaik untuknya adalah drive D:, jika Anda punya. Dengan demikian, semua file Anda akan berada di satu partisi, dan sistem operasi dan program di yang lain. Keuntungan dalam hal ini adalah laut: tidak hanya keuntungan yang jelas dalam bentuk urutan yang ideal, tetapi juga kemudahan mentransfer data ke komputer lain (jika partisi D: berada di hard drive yang terpisah).
Catatan: ketika Anda sampai ke ujung # 12, Anda akan menyadari bahwa yang terbaik adalah membuat struktur direktori yang sama, termasuk huruf drive, di semua komputer Anda. Karena itu, jika Anda memutuskan untuk mengambil D: untuk menyimpan data, pastikan itu dapat digunakan di semua komputer. Jika ini tidak memungkinkan, Anda masih dapat menggunakan trik rumit (tip # 17), yang memungkinkan Anda untuk menyimpan file di drive C:, tetapi mengaksesnya melalui D :.
Jika Anda hanya memiliki satu bagian (C :), buat direktori terpisah di atasnya yang akan berisi semua file Anda - sebagai opsi, Anda dapat menamainya "C: Files" atau "C: Files". Pada prinsipnya, nama direktori tidak penting, tetapi lebih baik tidak terlalu panjang.
Ada beberapa alasan untuk ini:

  • Anda akan selalu tahu di mana harus memulai pencarian Anda.
  • Jika Anda memutuskan untuk menjual komputer Anda, maka transfer data ke yang baru tanpa masalah.
  • Saat merencanakan cadangan, mudah untuk memutuskan pilihan file - semuanya ada dalam satu folder
  • Proses sinkronisasi dengan komputer lain untuk keburukan disederhanakan. Selain itu, pintasan yang Anda buat akan bekerja di semua mesin (tip # 24)

Setelah memutuskan folder root dari struktur, transfer semua file ke dalamnya sepenuhnya. Jangan memperhatikan direktori yang dibuat oleh sistem operasi ("My Music", "My Pictures", dll.). Meskipun, pada kenyataannya, Anda bahkan dapat menanamkan banyak dari mereka dalam struktur Anda (tip # 6).
Setelah mengumpulkan semua file dalam satu direktori, biarkan folder lain sendirian - kami akan menganggap bahwa itu milik sistem operasi, dan Anda tidak boleh menyentuhnya.
Tangkapan layar drive C: rapi, tempat semua file dikumpulkan di direktori yang sesuai (Anda mungkin tidak memiliki folder "Program Files (x86)" dan "PerfLogs")


Kiat # 4. Gunakan subdirektori
Saran paling sederhana dan paling jelas. Apa pun sistem organisasi yang Anda pilih, Anda harus membuat folder untuk memasukkan file ke dalamnya. Biasakan membuat direktori baru setiap saat.
Kiat # 5. Jangan takut kedalaman yang berlebihan
Buat level subdirektori sebanyak yang Anda butuhkan. Setiap kali Anda melihat kemampuan untuk mengelompokkan satu set file terkait dalam folder yang terpisah, lakukanlah. Gabungkan dalam subdirektori semua lagu dari satu album, semua foto dari satu hari libur, semua dokumen dari satu klien.
Tidak perlu takut untuk meletakkan file dalam folder seperti C: Files I Dari Others Services Alfabank Applications 2010. Bahkan subdirektori level 10 bukanlah hal yang tidak biasa, tetapi hanya ada 7 level. Tentu saja, seperti dalam bisnis apa pun, Anda bisa melangkah terlalu jauh: jika Anda membuat subdirektori untuk menyimpan satu file, maka Anda mungkin berlebihan. Di sisi lain, setelah menciptakan sistem dua tingkat dasar (misalnya, C: Files Work), Anda tidak akan maju sama sekali dalam mengatur data (kecuali Anda memiliki 5? 6 file). Dalam hal ini, direktori "Work" Anda akan berubah menjadi dump menggantikan "Desktop" yang berisi ratusan file yang tersebar.
Kiat # 6. Pindahkan direktori pengguna standar ke repositori Anda
Sebagian besar sistem operasi, termasuk Windows, membuat satu set folder khusus untuk setiap pengguna. Secara default, ini berisi dokumen, musik, foto digital, dan file yang diunduh dari Internet. Di Windows 7, daftar direktori standar terlihat seperti ini:


Часть из них вы никогда не будете использовать (к примеру, папка «Избранное» бесполезна для фанатов альтернативных Internet Explorer браузеров). Их можно оставить на своих местах. Но некоторые другие каталоги могут оказаться весьма полезными. Кроме того, даже если вы перестанете обращаться к созданным операционной системой каталогам, Windows все равно будет рассматривать их как папки по умолчанию для многих типов файлов. Когда при попытке сохранить какой?либо файл вам постоянно предлагают каталог, который не входит в вашу организованную систему, это очень раздражает.
Tetapi ada solusi sederhana: sematkan direktori standar yang Anda butuhkan ke dalam struktur Anda sendiri. Ini sangat mudah dilakukan: cukup seret direktori ke lokasi baru.


Kiat # 7. Pergi berkeliling memberi nama file dan folder dengan bijak
Satu lagi saran yang jelas: jangan pernah membuat file dengan nama yang tidak berarti seperti "Document1.doc", atau direktori seperti "Folder baru (2)". Luangkan selusin detik dan buatlah nama yang secara akurat menggambarkan apa yang ada di dalam file atau folder. Hanya saja, tidak perlu meletakkan semua konten di header,)
Kiat # 8. Waspadalah terhadap nama file yang panjang
Kebutuhan untuk menggunakan nama file yang terlalu panjang berarti bahwa Anda belum membuat struktur folder yang cukup jelas dan dalam. Jika Anda ingin memberi nama file "Laporan penjualan Tanduk & Pakar Maret 2009.xls", lebih baik membuat beberapa subdirektori tambahan sehingga file tersebut disebut "Mart.xls" dan ditempatkan, misalnya, di Clients Horns & Experts Laporan Penjualan 2009.
Ingat: file yang terletak dengan benar memiliki nama yang cukup ringkas!
Kiat # 9. Gunakan pintasan di mana saja
Mungkin tip yang paling berguna dan penting. Cara pintas memungkinkan file berada di dua tempat pada saat bersamaan.
Mengapa ini dibutuhkan? File dan direktori semua sistem operasi modern digabungkan dalam struktur hierarkis. Ini berarti bahwa objek apa pun (file atau folder) hanya dapat memiliki satu induk, atau, dengan kata lain, berada dalam satu direktori tunggal. Struktur seperti ini mirip dengan pohon dengan cabang? Direktori dan daun? File. Pernahkah Anda melihat daun di pohon tumbuh dari dua cabang sekaligus? Aku juga.
Cara penataan data pada hard disk mungkin tampak jelas dan bahkan perlu, tetapi ini hanya satu opsi. Ada yang lain: database relasional, misalnya, mengatur informasi dengan cara yang sangat berbeda.
Keterbatasan utama dari struktur hierarkis adalah kemampuan file untuk hanya di satu cabang pohon (dalam satu direktori) pada waktu tertentu. Keterbatasan ini menimbulkan dua masalah yang agak menjengkelkan:

  • Lokasi file "benar", dipilih sesuai dengan prinsip organisasi data Anda, seringkali sangat tidak nyaman dalam hal akses ke sana. Hanya karena file tersebut berada di tempat yang tepat tidak berarti itu mudah dijangkau. Dokumen Anda mungkin "benar" terletak di subdirektori tingkat enam, dan Anda harus membukanya beberapa kali sehari dan sangat cepat, yang, seperti Anda ketahui, sama sekali tidak menginspirasi pada kedalaman seperti itu. Tentu saja, Anda selalu dapat mentransfer file ke tempat yang lebih nyaman, tetapi setelah selesai bekerja, Anda masih harus mengirimnya kembali.
  • Sebuah file dapat dengan mudah merujuk ke dua direktori dalam struktur Anda sekaligus. Misalkan Anda seorang akuntan dan baru saja menyelesaikan mengisi formulir pajak untuk tahun 2009 untuk IE Ivanov. Anda dapat memberi nama file "Pemberitahuan Pajak 2009.doc" dan menempatkannya di direktori Klien IP Ivanov. Tetapi mungkin Anda juga mengumpulkan deklarasi selama satu tahun di beberapa folder bersama. Maka Anda harus mengganti nama file menjadi "IP Ivanov.doc" dan menyalinnya ke katalog Pengembalian Pajak 2009. Inilah masalah seperti itu.

Untungnya, Windows (dan sebagian besar sistem operasi lainnya) tetap memungkinkan untuk menempatkan file di dua tempat pada saat yang bersamaan: itu disebut "pintasan" (di Mac dikenal sebagai "alias", di UNIX - "tautan simbolik"). Pintasan memungkinkan file berada di direktori yang sama, dan ikon yang menunjuk ke sana dapat ditempatkan di mana saja. Mengklik dua kali pada ikon akan membuka file asli, seolah-olah Anda mengkliknya secara langsung.
Lihatlah dua ikon:


Yang di sebelah kiri adalah dokumen Word, dan di sebelah kanan Anda melihat jalan pintas yang menunjuk ke dokumen yang sama. Mengklik dua kali pada salah satu ikon akan membuka file yang sama. Ada dua perbedaan visual antara ikon:

  • Pada pintasan di sudut kiri bawah Anda dapat melihat panah kecil (di Windows)
  • Label dapat memiliki nama tanpa ekstensi (sebenarnya, ada, tetapi paling sering tidak muncul)

Anda dapat menghapus pintasan kapan saja tanpa takut kehilangan data: file asli tetap ada di tempatnya. Yang hilang adalah kemampuan untuk mengakses file dari lokasi yang nyaman.
Apa yang membuat label begitu mengagumkan? Mereka memungkinkan kita untuk dengan mudah mengatasi batasan utama sistem file hierarkis, dan menempatkan file yang sama di beberapa tempat sekaligus. Anda akan selalu memiliki file yang tidak cocok dengan struktur organisasi Anda dan tidak dapat ditemukan hanya dalam satu direktori. Ini untuk file "berbahaya" seperti itu yang membuat pintasan! Selain itu, mereka memberikan kesempatan untuk memusatkan file dan direktori yang sering digunakan pada satu titik untuk kenyamanan yang lebih besar. Pada saat yang sama, file asli tetap di tempatnya, tanpa melanggar skema organisasi yang jelas dan sepenuhnya aman.
Oleh karena itu, untuk file yang paling penting, yang harus selalu ada, yang terbaik adalah membuat pintasan di tempat yang nyaman dan mudah diakses.
Jika Anda belum yakin akan kegunaan cara pintas, ingat area terkenal Windows seperti:

  • Mulai menu (dan semua program di dalamnya)
  • Peluncuran cepat
  • Folder Favorites di sudut kiri atas Explorer (pada Windows Vista dan 7)
  • Bookmark Internet Explorer

Semua isinya tidak lebih dari jalan pintas. Satu-satunya tujuan keberadaan mereka adalah untuk memberikan pengguna akses yang mudah ke file, direktori, dan sumber daya Internet yang sering digunakan.
Pintasan memungkinkan Anda untuk menampilkan "aturan emas" pengorganisasian file dan direktori:

Selalu bertahan dengan satu salinan file. Jangan pernah membuat dua salinan dari file yang sama - gunakan pintasan saja.
Tentu saja, aturan tersebut tidak boleh diterapkan pada salinan yang dibuat secara manual atau menggunakan program cadangan untuk memastikan keamanan data.
Ada beberapa aturan yang kurang signifikan: "jangan menyalin file ke ruang kerja - buat pintasan untuk mereka", dan "ketika Anda merasa bahwa transisi ke file membutuhkan terlalu banyak waktu, buat jalan pintas di tempat yang sesuai".
Jadi, bagaimana Anda membuat pintasan yang sangat berguna ini? Ada 2 cara utama:




  • Salin file atau direktori asli (klik di atasnya dan tekan Ctrl + C, atau pilih "Copy" dari menu konteks).

Sekarang klik kanan pada tempat kosong di folder target (di mana Anda ingin membuat jalan pintas) dan pilih "Sisipkan Pintasan".

  • Tahan tombol kanan mouse dan seret file dari lokasi sumber ke direktori tujuan. Saat Anda melepaskan tombol, Anda akan melihat menu. Di dalamnya Anda harus memilih "Buat Pintasan."
  • Perhatikan bahwa saat membuat pintasan, Windows sering memberinya nama seperti "Pintasan untuk Winword.exe". Jika Anda tidak menyukai kata-kata tambahan yang dimasukkan oleh sistem operasi, Anda dapat dengan mudah mengganti nama pintasan, atau bahkan menghentikan Windows dari melakukan hal-hal buruk seperti itu.)
    Dan, tentu saja, Anda juga dapat membuat pintasan untuk direktori, bukan hanya file.
    Kiat # 10. Pisahkan file aplikasi dan file data
    File aplikasi adalah komponen dari program yang diinstal (Microsoft Word, Adobe Photoshop, Winamp, dll.). File data termasuk apa yang Anda buat menggunakan program yang diinstal: dokumen teks, foto, daftar putar.
    Berbagai perangkat lunak terus diinstal, dihapus dan diperbarui. Saya harap Anda menyimpan cakram atau distribusi asli yang diunduh dari Internet di tempat yang aman, dan Anda dapat menginstal ulang program yang diperlukan kapan saja. Dalam hal ini, komponen-komponennya memiliki kepentingan sekunder (tidak berarti Anda harus segera buru-buru menghapusnya,)). Sementara file berharga Anda menurut definisi sangat penting. Dan untuk memisahkan file yang diperlukan dari yang tidak perlu adalah prinsip yang sangat bagus.
    Karena itu, ketika program meminta Anda untuk menyimpan file, pikirkan sebentar dan periksa apakah akan langsung dimasukkan ke foldernya. Tentu saja, Anda harus menolak tawaran tersebut dan memilih direktori Anda sendiri yang dirancang khusus untuk file ini. Intinya, yang terbaik adalah mengubah direktori standar untuk menyimpan file ke sesuatu yang lebih cocok di pengaturan program (jika ada pilihan seperti itu dan Anda dapat menemukannya).
    Kiat # 11. Sortir file berdasarkan tujuan, bukan berdasarkan jenis
    Jika Anda memiliki direktori, katakanlah Work Clients Petrov, dan di dalamnya ada dua folder - "Dokumen Word" dan "Tabel Excel" (dengan kata lain, Anda memisahkan file .doc dari .xls), maka ada peluang besar bahwa skema organisasi Anda tidak optimal. Menyortir file dengan ekstensi seringkali tidak berarti. Sebagai gantinya, mungkin lebih baik untuk membuat subdirektori yang mencerminkan tujuan file. Dalam contoh kita, mereka bisa, misalnya, folder Korespondensi dan Dokumen Keuangan. Tentu saja, tidak ada yang mengerikan dalam akumulasi file dari jenis yang sama di direktori tertentu, jika situasi seperti itu adalah kebetulan, dan bukan sistem yang sengaja diimplementasikan.
    Kiat # 12. Pertahankan struktur folder yang sama di semua komputer
    Sederhananya, skema organisasi apa pun yang Anda pilih, cobalah menerapkannya ke semua komputer, pribadi dan pekerjaan. Keuntungan dari pendekatan ini adalah sebagai berikut:

    • Kepala semakin tersumbat.) Tidak peduli komputer apa yang Anda gunakan, Anda selalu tahu di mana mencari file Anda.
    • Proses menyalin dan menyinkronkan file antara beberapa mesin disederhanakan.
    • Pintasan memindahkan label dari satu komputer ke komputer lain tanpa rasa sakit (bersama dengan file asli, tentu saja). Tidak perlu "membalikkan" hard drive untuk mencari objek yang ditunjuk pintasan.
    • Kinerja file yang ditautkan (tabel Excel, daftar putar) dipertahankan

    Tip ini juga berlaku untuk huruf drive. Jika Anda menyimpan file di C: di satu komputer, letakkan di sana di semua yang lain. Jika tidak, pintasan, daftar putar, dan file terkait lainnya akan berhenti berfungsi.
    Kiat # 13. Buat Kotak Masuk
    Buat direktori untuk menyimpan file yang sedang Anda kerjakan, atau yang belum Anda sortir. Anda dapat menamainya "Kotak Masuk" (mirip dengan folder di kotak masuk email), "Bekerja", "ToDo", atau muncul dengan nama Anda sendiri. Nama itu tidak penting - yang utama adalah itu!
    Setelah Anda selesai bekerja dengan file tersebut, pindahkan dari Kotak Masuk ke lokasi yang ditentukan dalam struktur direktori Anda.
    Anda mungkin tergoda untuk menggunakan "Desktop" sebagai Kotak Masuk Anda. Apakah perilaku seperti itu benar atau tidak, tetapi kebanyakan orang melakukan hal itu. Penting untuk diingat: jika Anda memutuskan untuk menggunakan "Desktop" sebagai "Kotak Masuk", jangan letakkan file asing di sana. Namun, di atas berlaku untuk katalog lain, tidak hanya "Desktop".
    Masih ada satu pertanyaan lagi: di mana menempatkan Kotak Masuk, yang menurut definisi tidak boleh menjadi bagian dari struktur organisasi Anda? Pertama-tama, dia harus selalu siap sedia. Anda akan menghubunginya, mungkin paling sering, jadi kenyamanan adalah kunci untuk memilih tempat. Pilihan yang bagus adalah menempatkan Kotak Masuk Anda di Desktop, terutama jika tidak ada direktori lain di sana. Maka menemukan folder kerja Anda di Windows Explorer akan lebih mudah dari sebelumnya:


    Layak juga membuat pintasan untuknya di tempat lain yang nyaman (di "Favorit", bilah luncur cepat).
    Kiat # 14. Pastikan Anda memiliki satu kotak masuk
    Setelah membuat Kotak Masuk, jangan gunakan direktori lain untuk menyimpan file yang belum dirakit dan berfungsi. Saat membuat atau menerima file baru, segera letakkan di Kotak Masuk, maka komputer akan selalu menyenangkan Anda dengan kebersihan dan ketertiban. Menyortir semua folder yang mungkin untuk mencari proyek saat ini adalah hal terakhir, jadi kumpulkan semuanya dalam satu direktori.
    Beberapa tips agar Anda memiliki satu Kotak Masuk dan tidak merepotkan:

    • Atur ke direktori untuk menyimpan file default di semua program
    • Jadikan sebagai direktori unduhan default untuk semua browser
    • Jika "Kotak Masuk" dan "Desktop" bukan merupakan hal yang sama, cobalah untuk tidak mengotori yang terakhir dengan file-file sementara untuk mempertahankan penampilan aslinya:


    Kiat # 15. Bersihkan kotak masuk Anda
    Ini adalah salah satu hal utama untuk selalu tetap teratur. Jika Anda mengizinkan limpahan folder Kotak Masuk (yaitu, akan ada, katakanlah, lebih dari 30 direktori atau file), maka segera Anda akan merasa kelebihan beban dan tidak mau menyapu penyumbatan yang dihasilkan. Setelah beberapa saat, Anda cukup mulai mengabaikan Kotak Masuk Anda. Mungkin Anda akan terus meletakkan file di sana, tetapi memahaminya akan sangat sulit, dan Anda akan kembali berada di awal jalan dengan sekelompok dokumen yang tersebar.
    Bagaimana cara mencegahnya?

    • Tinjau Kotak Masuk Anda secara rutin (setidaknya 3-5 kali sehari).
    • Cari file yang telah Anda selesaikan dan segera tempatkan ruang yang ditujukan untuk mereka.
    • Jadikan jumlah minimum file di Kotak Masuk Anda sebagai sumber kebanggaan.) Pertimbangkan kebersihan folder ini sebagai salah satu prioritas utama Anda (terkait dengan komputer).
    • Jika Anda melihat file basi di Kotak Masuk Anda (misalnya, sudah ada di sana selama lebih dari 6 minggu), akui bahwa sebenarnya Anda tidak mungkin mendapatkannya dalam waktu dekat, dan memindahkannya ke tempat yang seharusnya.

    Kiat # 16. Jangan menunda pengurutan dalam kotak panjang, gunakan pintasan untuk proyek aktif
    Segera setelah Anda membuat, menerima atau mengunduh file baru, segera, tanpa menunda sedetik, tulis ke direktori yang sesuai. Saat Anda perlu bekerja dengannya (mungkin segera), buat pintasan di Kotak Masuk atau di Desktop. Dengan demikian, semua file akan selalu ada, sementara Anda akan memiliki akses cepat dan nyaman ke proyek aktif saat ini. Setelah Anda selesai bekerja dengan file, itu akan cukup hanya dengan menghapus pintasan.
    Idealnya, tidak boleh ada direktori dan file sama sekali di Kotak Masuk dan di Desktop, hanya pintasan.

    Kiat # 17. Gunakan tautan dan persimpangan simbolis (simbolis) untuk mempertahankan struktur folder yang seragam

    Kiat ini akan membantu Anda mengatasi salah satu masalah potensial yang mungkin Anda temui saat membuat bagan organisasi Anda - masalah beberapa partisi (C:, D:, dll.) Di komputer yang berbeda. Anda mungkin ingin menyimpan file di drive D: karena ada ruang paling kosong, dan atur struktur folder yang diurutkan pada C:, atau sebaliknya.
    Skema organisasi Anda mungkin menyediakan akses ke file hanya dengan C: (misalnya, jika direktori root-nya adalah sesuatu seperti C: Files). Pada saat yang sama, dan ratusan gigabyte gratis di D: akan menyenangkan untuk mengambil sesuatu? Untungnya, dimungkinkan untuk menyimpan file pada D: dan mengaksesnya melalui C:, dan tidak menggunakan pintasan (meskipun prinsipnya sangat mirip).
    Dengan menggunakan perintah mklink, Anda dapat mengambil folder yang terletak di satu drive dan membuat alias untuknya, disebut tautan simbolik atau titik koneksi, di drive lain (pada kenyataannya, mklink dapat melakukan lebih banyak lagi, tetapi ini adalah topik untuk artikel terpisah). Pikirkan tautan simbolik sebagai direktori virtual - mereka berfungsi seperti folder biasa, kecuali bahwa mereka secara fisik terletak di tempat lain.
    Misalnya, Anda memutuskan untuk meletakkan struktur folder yang terorganisir pada D:, tetapi Anda juga perlu membuat tautan ke sana dari drive C: dari direktori C: Files. Dalam hal ini, Anda bisa membuat file C: sebagai tautan simbolis ke D: dengan perintah berikut:

    Atau mungkin Anda ingin menyimpan di D: hanya koleksi film. Kemudian transfer semua film ke root D: dan buat tautan ke sana dari bentuk C: Files Media Cinema dengan perintah:

    Perintah-perintah ini harus dijalankan dari konsol Windows Vista / 7 yang berjalan dengan hak administrator. Untuk menyebutnya, klik "Mulai", di bidang "Temukan program dan file" tulis "cmd" dan pilih "Jalankan sebagai administrator" di menu konteks. Pengguna Windows XP / 2000 harus mengunduh utilitas mklink dari Internet, karena itu bukan bagian dari sistem operasi ini.
    Kiat # 18. Ganti ikon folder standar dengan milik Anda
    Sebenarnya, ini memiliki hubungan yang agak tidak langsung dengan organisasi informasi. Namun, penggunaan ikon unik akan memungkinkan Anda mengidentifikasi direktori dengan cepat secara visual, menghemat waktu saat mencari file.


    Kiat # 19. Rapikan menu Start
    Pada kebanyakan komputer Windows, konsentrasi kekacauan pada menu Start sangat tinggi. Setiap aplikasi yang terinstal memiliki pendekatan khusus untuk menempatkan ikon di dalamnya: beberapa menambahkan hanya satu ikon, yang lain membuat folder dengan nama mereka sendiri, dan yang lain memberi nama direktori untuk menghormati pengembang mereka. Ini menciptakan kekacauan nyata, yang mengubah pencarian program yang tepat menjadi kegiatan bukan untuk menjadi lemah hati.
    Meskipun ada fungsi sistem operasi yang sangat berguna seperti quick launch bar atau superbar, yang membantu kita sedikit untuk menghadapi kebingungan, untuk menggali isi menu Start dan menertibkannya, itu pasti sepadan.
    Pertama, Anda perlu memutuskan dengan prinsip apa Anda akan mengatur aplikasi di "Mulai". Struktur yang didasarkan pada tujuan dari program-program itu sendiri. Inilah contohnya:


    Di sini, "Utilitas" berarti waktu

    Tonton videonya: Olene Kadar Sampai Mati Episode 4 CC Bahasa Indonesia (Agustus 2020).

    Pin
    Send
    Share
    Send
    Send